Warum ist eine Belegorganisation wichtig?

Der Grundsatz einer ordnungsgemäßen Buchhaltung lautet „Kein Beleg ohne Buchung, keine Buchung ohne Beleg“.  Folglich kommt den Belegen in der Buchhaltung eine große Bedeutung zu. Sie sind das Bindeglied zwischen Geschäftsvorfall und Buchung.

Was ist ein Beleg?

„Jedes Papier, dass in der Buchhaltung erfasst werden muss, ist ein Beleg – jede Kassaquittung, jede eingehende oder ausgehende Rechnung, der Kontoauszug, die Reisekostenabrechnung usw.

Anhand der Belege werden die Buchungen erfasst, da auf einem Beleg alle relevanten Informationen wie Datum, Betrag, Bezeichnung der Leistung oder Ware und den Umsatzsteuersatz verzeichnet sind. Alle buchungsrelevanten Belege sind 10 Jahre aufzubewahren.

Die Belegorganisation

Ein Griff und … häufig sehr wenig. Bei ordentlicher Belegorganisation ist die betreffende Buchung immer schnell gefunden. Sind die bereits gebuchten Belege chronologisch nach dieser Belegnummer geordnet, ist der betreffende Ordner und darin der Beleg schnell zur Hand. Die schnelle und zeitsparende Ablage im Schuhkarton ist schnell erledigt, aber sollten Sie einen Beleg suchen, kehrt sich der ursprüngliche Zeitvorteil schnell ins Gegenteil um.

Desweiteren ist die Belegorganisation im Rahmen der Buchhaltung ein Spiegelbild Ihrer kaufmännischen Sorgfalt, wenn z.B. eine Betriebsprüfung ins Haus steht oder staatlichen Stellen Einblick in die Buchhaltung zu gewähren ist.